Apartman Karar Defteri Nasıl Tutulur? Yönetici Seçimi Karar Örneği (2026)

Bir apartman veya sitede en çok tartışılan an, genelde bir yönetici seçimi ya da aidat kararının “geçerli olup olmadığıdır.” İşin sırrı tek bir belgede saklı: karar defteri. Toplantı ne kadar usulüne uygun yapılırsa yapılsın, karar deftere doğru işlenmemişse, bir dava veya icra takibinde elinizde tutunacak bir dal kalmayabilir. Bu yazıda karar defterinin nasıl tutulacağını 634 sayılı Kanun’a göre açıklıyor, sonunda da hazır bir yönetici seçimi karar örneğini Word ve PDF olarak indirmenize sunuyoruz.

Karar defteri nedir, neden zorunlu?

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesine göre, kat malikleri kurulunun verdiği kararlar; (1)‘den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan, her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır. Yani karar defteri, yöneticinin “isteğe bağlı” tuttuğu bir not defteri değil, kanunun emrettiği resmî bir belgedir.

Kararlar sözle değil yazıyla hüküm ifade eder. Diyelim ki 24 daireli bir sitede kurul, aidatı artırmaya karar verdi ama bunu deftere geçirmedi. Aylar sonra bir malik “böyle bir karar alınmadı” derse, yönetimin elinde ispat edecek hiçbir belge olmaz. İşte karar defteri tam da bu anı güvence altına alır.

Kurulun nasıl toplandığını ve karar yeter sayılarını Kat Malikleri Kurulu: Nasıl Toplanır, Karar Alınır? yazımızda ayrıntılı anlattık; bu yazı ise kararın kâğıda dökülmesi kısmına odaklanıyor.

Hangi defterler zorunlu?

Uygulamada üç defterden söz edilir; ancak kanunun doğrudan aradığı iki tanesidir:

• Karar defteri (m.32): Kesinlikle zorunlu, noter tasdikli. Kurul kararları buraya işlenir.
• Denetim defteri (m.41): Denetçiler tarafından tutulur; o da 1’den başlayan numaralı sayfalarda noter mühürlü olmalıdır.
• İşletme (gelir-gider) defteri: Kanunda “işletme defteri” adıyla ayrı bir zorunluluk yoktur; yönetici tüm gelir ve giderleri belgeleriyle kaydetmekle yükümlüdür (m.41). Uygulamada ayrı bir gelir-gider defteri tutulması ve bunun da noter tasdikli olması tavsiye edilir.

Noter tasdiki: açılıştan kapanışa

Karar defterinin en çok atlanan yanı noter tasdikidir. İki aşaması vardır:

Açılış tasdiki, defter kullanılmaya başlanmadan önce yapılır; noter, sayfaları numaralandırıp mühürler. Kapanış tasdiki ise her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde, yani en geç Ocak ayı sonuna kadar yenilenir ve bu yükümlülük yöneticiye aittir. Bu iki tasdik yoksa, deftere yazılan kararlar mahkeme önünde tartışmalı hâle gelir.

Yönetici seçimi kararı nasıl yazılır?

En sık aranan karar örneği, yönetici seçimidir. 634 sayılı Kanun’un 34. maddesine göre, sekiz ve daha fazla bağımsız bölümü olan yapılarda yönetici atanması zorunludur ve yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem de arsa payı çoğunluğuyla seçilir. Dikkat: bu çoğunluk yalnızca toplantıya katılanlar üzerinden değil, tüm maliklerin sayısı ve arsa payı üzerinden hesaplanır. Her iki koşul aynı anda sağlanamazsa, isteyen malikin başvurusuyla mahkeme yönetici atar.

Kanun, bir yönetici seçimi kararında nelerin bulunacağını madde madde saymaz; ancak uygulamada ve Yargıtay içtihatlarında yerleşmiş standart şöyledir:

1. Toplantı tarihi, saati ve yeri
2. Gündem maddesi (yönetici seçimi)
3. Katılan maliklerin listesi — isim + bağımsız bölüm no + arsa payı
4. Nisap tespiti — sayı ve arsa payı çoğunluğunun sağlandığının açıkça yazılması
5. Seçilen yöneticinin adı, bağımsız bölümü ve görev süresi
6. Hazır bulunanların imzaları (muhalif olan muhalefet şerhiyle imzalar)

Yöneticinin seçilmesi kadar görevlerini bilmesi de önemli; yöneticinin yasal görevlerini Apartman Yöneticisinin Görevleri (634 sayılı Kanun) yazımızda topladık. Seçim ve değiştirme sürecinin tamamı için Apartman Yöneticisi Nasıl Seçilir ve Değiştirilir? yazımıza bakabilirsiniz.

İndir: Yönetici seçimi karar örneği (Word + PDF)

Aşağıdaki hazır şablonu indirip bina/site bilgilerinizle doldurarak doğrudan karar defterinize geçirebilirsiniz. Şablon; toplantı bilgileri, nisap tespiti, karar metni ve imza bölümlerini içerir.

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; bina özelinde tereddüt varsa bir avukata danışmanız yerinde olur.

Karar defteri tutulmazsa ne olur?

Burası kritik: noter tasdikli deftere işlenmeyen ya da imzalanmayan kararlar geçersiz sayılmaz, ama ispat gücünü kaybeder. Yani karar “vardır” demek zorlaşır. Yargıtay’ın yerleşik yaklaşımına göre:

• Noter tasdiki olmayan karar defteri delil değeri taşımaz. Bir uyuşmazlıkta bu deftere dayanmak güçleşir.
• Kararda imzası bulunmayan malik, kararın kendisini bağlamadığını ileri sürebilir.
• Aidat borcu için icra takibinde, dayanak belge olarak sunulan usulsüz bir karar itiraza açık hâle gelir.

Diyelim ki yönetim, aidatını ödemeyen bir malike icra takibi başlattı. Malik itiraz ettiğinde iş mahkemeye taşınır ve orada aidatın geçerli bir kurul kararına dayandığını ispat etmeniz gerekir. Karar defteri düzgün tutulmuşsa bu ispat kolaydır; tutulmamışsa dava uzar, hatta kaybedilir. Aidat borcunun takibi sürecini Aidat Borcu İçin İcra Takibi Nasıl Başlatılır? yazımızda adım adım açıkladık.

Ayrıca kurulca alınan kararlar yalnızca o günkü malikleri değil, sonradan daireyi satın alanları ve mirasçıları da bağlar. Bu yüzden defterin düzenli ve eksiksiz tutulması, binanın kurumsal hafızasıdır.

2026 değişikliği karar defterini etkiledi mi?

Kısa cevap: hayır. 22 Mayıs 2026’da yürürlüğe giren 7579 sayılı Kanun, kat mülkiyeti tarafında işletme projesinin onaylanma süreci, avans toplama ve toplu yapılarda yönetim planı değişikliği çoğunluğu gibi konularda düzenleme yaptı. Ancak karar defteri, noter tasdiki veya dijital/e-defter konusunda 634 m.32’de herhangi bir değişiklik getirmedi. Karar defteri hâlâ kâğıt esaslı ve noter tasdiklidir. 2026’daki aidat ve bütçe değişikliklerinin ayrıntısını 2026 Kat Mülkiyeti Kanunu Değişikliği yazımızda bulabilirsiniz.

Kararları dijitalde saklamak, deftere yazmayı bırakmak değildir

Yasal karar defteri kâğıt ve noter tasdikli kalsa da, kararların birer kopyasını dijital ortamda tüm sakinlerle paylaşmak büyük kolaylık sağlar: “haberim olmadı” itirazları azalır, geçmiş kararlara saniyeler içinde ulaşılır. Huzurlu Yaşam; toplantı duyurularını, alınan kararları ve aidat kayıtlarını tek uygulamada toplayıp tüm sakinlere şeffaf biçimde gösterir ve 33 daireye kadar ücretsizdir. Yasal defteri notere tasdik ettirmeye devam eder, ama günlük iletişimi dijitale taşırsınız.

Sıkça Sorulan Sorular

Apartman karar defteri zorunlu mu? Evet, 634 m.32 gereği kurul kararları noter tasdikli, sıra numaralı karar defterine yazılmak zorundadır.

Karar defteri kaç yılda bir tasdik edilir? Açılış tasdiki bir kez (kullanımdan önce); kapanış tasdiki her yıl, Ocak ayı sonuna kadar yenilenir.

Yönetici kaç oyla seçilir? Hem sayı hem arsa payı çoğunluğuyla (m.34); çoğunluk tüm malikler üzerinden hesaplanır.

Karara katılmayan malik ne yapabilir? Muhalefet şerhi düşerek imzalar; ayrıca 1 ay / en geç 6 ay içinde sulh hukuk mahkemesinde iptal davası açabilir.

---

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Bağlayıcı metin için 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (mevzuat.gov.tr) ve 7579 Sayılı Kanun (Resmî Gazete) resmî kaynaklarını esas alın.